エクセルの煩雑な在庫管理表から脱却！システムを活用した効率的な在庫管理をご紹介

“消費者が求める商品を、必要なタイミングで、適切な数量だけ提供すること”

これが在庫管理の基盤となる考えではないでしょうか。
さらに精度を高めるためには日々変動する在庫状況を精確に把握し、適切に管理することが求められます。

適切な在庫管理を怠ると、以下のような問題が生じます。

「販売機会の損失」
在庫管理が不十分で商品が欠品してしまうと、販売のチャンスを逸してしまう可能性があります。

「ブランドイメージの低下」
在庫が無いのに販売可能と誤って表示した場合、ブランドの信頼性が揺らいでしまうリスクがあります。

これらはシンプルな問題ではありますが、適切な在庫数を管理することは、企業やブランドの信頼構築に大きく寄与します。

在庫管理は煩雑で難しい業務の一つですが、エクセルを使用した管理では複数の問題が生じる可能性があります。ここでは、起こりうる課題について5つご紹介します。

１．ヒューマンエラーの発生
エクセルではデータの入力や計算が手動ですので、どんなに気をつけていても発生する可能性があります。エラーの発生は在庫の誤差を生んでしまう可能性があり、必要な在庫が足りず、顧客への納期遅延や、逆に在庫過剰によるコスト増などを引き起こすリスクがあります。

２．時間の浪費
エクセルでの在庫管理は、データの入力から集約、そして分析まで全て手動で行う必要があります。これらの作業は時間と手間を必要とし、時間を大量に消費するため、他の重要な業務が疎かになる懸念があります。

３．可視化の難しさ
大量のデータを一覧表示するのが難しく、情報が分散してしまいがちです。そのため、最適な在庫量の判断を誤るリスクが生まれます。

４．データの共有性の低さ
共有のためには、エクセルシートをメールなどで送るか、クラウドなどにアップロードする必要があり、更新の度に手間がかかります。また、最新情報をすぐに共有するのが難しいため、現場のスタッフ間での情報格差が生じ、ミスや混乱を引き起こすリスクがあります。

５．データの安全性の問題
エクセルファイルはパソコンの突然のシャットダウンや誤操作により、データが破損する可能性があります。重要なデータを一瞬にして失い、業務に大きな影響が出る可能性があります。

エクセルで在庫管理をおこなう課題に対しては、システム化により解決できます。

エクセルの在庫管理表からシステム化に切り替えると以下のようなメリットがあります。

在庫管理システムを活用することで、倉庫側で入出荷登録されたデータが在庫管理ツールのWEB画面に自動的に反映され、「日付」や「入出荷数」などのデータ入力が不要になります。

在庫管理は自動化され、煩わしい手作業から解放されます。さらに、在庫の入出荷情報がリアルタイムで反映されるため、最新の在庫情報が素早く、そして的確に共有できるようになります。この結果、情報の正確性が向上し、企業の品質と信頼性の両方に対する懸念を軽減します。

これらは、弊社ワールドグループの株式会社ファッション・コ・ラボが展開する「SIMLES-ZAIKO control」で実現できます。

今回はエクセルによる在庫管理の課題、そして在庫管理のシステム化によるメリットをご紹介しました。

商品の種類が少ない段階では、エクセルシートによる運用は可能です。しかし、事業の拡大に伴い取扱商品数や店舗数が増加すると、データの管理が複雑化しやすくなります。その結果、人為的なミスが起こりやすくなり、それが運用全体に悪影響を及ぼす可能性が高まることについて留意が必要です。
在庫管理をエクセル運用から「自動化」する「SIMLES – ZAIKO control」の導入を是非ご検討ください。

導入やお見積もりなど、ぜひお気軽にご相談ください。

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