エクセルシートを活用した在庫管理表を作成方法についてご紹介
- ZAIKO control
在庫管理表とは、商品や物品の入庫数や出庫数、在庫数を正しく管理するための表です。
在庫管理表を正しく運用することで、あるべき場所へ正しい在庫数を配置することもできます。
この記事では、在庫管理に必要不可欠な「在庫管理表」について、
エクセルを使用した表の作り方を説明します。
あわせてより効率的に在庫管理ができる在庫管理ツールもご紹介します。
在庫管理をする理由
消費者が買いたい商品を、買いたいタイミングで、買いたい分だけ適切に提供できることが、
在庫管理を行う上で基盤となる考えではないでしょうか。
適正な在庫数を算出する「在庫回転率」については、以下のブログ記事にてご紹介しています。
正しい在庫数を算出しても、日々変動する在庫を正しく管理できなければ本末転倒です。
在庫管理を怠ると以下の問題が発生します。
- 在庫があるのに、在庫管理表で欠品→販売機会ロス
- 在庫がないのに、在庫管理表で在庫あり→ブランド失墜
シンプルな問題ではありますが、正しい在庫数を管理することは、会社やブランドへの信用に繋がります。
エクセルを使った手動在庫管理方法
中小企業に関わらず、いまでも紙を使用して在庫管理をしている会社がいらっしゃると思いますが、
扱う商品数が多くなれば、紙での在庫管理に限界が出てきます。
そこで便利でかつすぐに在庫管理を構築できるエクセルでの管理方法についてご紹介します。
エクセルを使って在庫管理表を作る場合は、「単表」と「在庫管理表」の２種類のタイプがあり、
用途や目的にあわせて選び、作成する必要があります。
「単表」
単票タイプの在庫管理表は、「吊り下げ票タイプ」とも呼ばれており、
棚の横にぶら下げる吊り下げ票をそのままエクセル化したものです。
特徴としてはだれが、いつ、何を、何個、入庫／出庫し、在庫数がいくつに変動したか」が一目で分かります。
以下の手順でエクセルを作成するだけのため、作り方はとても簡単です。
- エクセルを開き、A3セルからA列に「品番」、「商品名」、「日時」、「繰越残高」を入力します。
- 続けて①の「繰越残高」の下に日付を入力します。
- B3セルに品番、B4セルに商品名をそれぞれ入力します。B5セルからF5セルに向けて、「入庫」、「出庫」、「残高」、「担当者」、「備考」を入力します。
- D6セルに先月末の残高を入力し、D7セルに関数「=D6+B7-C7」（繰越残高＋翌日入庫―出庫）を入力します。
- D7セルをドラッグし、D列にコピーします。
- 表は完成です。入出庫が発生するごとに実数を入力するだけで、残高が自動計算されます。
- 枠を追加したり、文字を中心へ表示させたりと、加工をして見やすくします。
単票タイプのメリットは「簡単に作れて、運用が簡単」であることです。
パソコンが苦手な人でも、表を作成しておけば、「日付」や「数字」を入力するだけで、正確に入出庫情報や在庫数などを管理できます。
デメリットとしては、一つの商品を対象にするので、他の商品と比べるなどと全体の在庫状況を把握できません。
そのため、商品数が多い企業の場合は、単票タイプでの在庫管理ではなく次に紹介する「在庫管理表」タイプをおすすめします。
「在庫管理表」
「在庫移動表タイプ」の在庫管理表は、縦軸に品番,商品名,残高、横軸に入出庫の数字を入力します。
表の作り方は、単票タイプと同じで軸が異なるだけです。
単票タイプと同様に、入出庫の足し算、引き算を在庫数に反映させる関数を組めば、自動で計算してくれます。
メリットとしては単票タイプと異なり、多くの商品の在庫を一元で管理でき、全体の在庫状況を把握することができます。
デメリットとしては、全体の在庫数や入出荷数を一目で把握することが可能であるが、単票タイプのように「担当者」や「備考欄」といった「詳しい情報」が入力できないデメリットもあります。
もちろん欄を設けて入力することは可能ですが、情報が煩雑になり管理がしにくくなります。
エクセルの在庫管理表作成後の運用のポイント
「単票」タイプと「在庫移動表」タイプをご紹介しましたが、エクセルシートを使用した在庫管理は運用ルールをしっかりと定めることが大きなポイントとなります。
エクセルシートを使用して在庫管理を行うメンバーが1人であれば、問題が発生しづらいかと思いますが、不特定多数の人が業務を行う場合、マニュアル等を作成してルールを明確化する必要があります。
よくあるトラブルは以下の3つです。
- エクセルシートの表崩れにより、計算が誤ったまま業務を行う
- 上書き保存により、データ入力ミスが発覚されない
- バックアップを取っていないことで、すべてのデータを失う
エクセル管理は計算などが簡易的になるメリットがありますが、人による入力作業であるため、正確さにも限界があります。
システムをつかった自動在庫管理方法
システム化により、自動で在庫管理ができる方法をご紹介いたします。
専用の在庫管理ツールを活用することで、倉庫側で入出荷登録されたデータが在庫管理ツールのWEB画面に自動的に反映され、「日付」や「入出荷数」などのデータ入力が不要になります。
ここでは、ワールドグループの株式会社ファッション・コ・ラボが展開する「SIMLES-ZAIKO control」をもとに在庫管理システムを活用することで得られるメリットをご紹介いたします。
「SIMLES – ZAIKO control」のご紹介
「SIMLES – ZAIKO control」とは、在庫の集計や管理などを機械的に行うシステムのことで、在庫管理システムを導入・運用して、効率的な在庫管理を行えるようになります。
今回ご紹介したエクセルシートを使用した在庫管理ですが、在庫管理システムを活用することにより自動で最適在庫数を分析し、 “人”がやるよりもきめ細かく高い精度で適切な処理をすることが可能です。
また、数クリックで物流側へ最適在庫数の移動指示を出すことが可能であり、入庫時も物流側で登録された入庫数がデータ連携されるため、いつでも正確な在庫数と在庫状況を把握する事が可能です。
下記画面をご覧頂いたらわかるように、各商品の在庫状況はもちろん、消化率から在庫回転率、売上などと細かなデータを一目で確認することが可能です。
また、在庫管理表だけの役割のみならず、在庫分析を自動的に行うため、売れる店舗やECへ、最適な在庫の配分・移動をさせることができます。
まとめ
今回はエクセルシートを活用した在庫管理表の作成方法をご紹介いたしました。
商品数が少ない場合はエクセルシートを活用した運用で業務ができますが、事業拡大とともにデータ量増加で人為ミスも増えていきます。
在庫管理方法を含めて運用方法を改善するタイミングが訪れた際は、在庫管理を「自動化」する「SIMLES – ZAIKO control」の導入を是非ご検討ください。
導入やお見積もりなど、ぜひお気軽にご相談ください。
