プロンプト共有で終わらせない、生成AIによる業務標準化の進め方｜生成AIを導入後、チームで活用できていますか？

個人で生成AIを使う場合は、入力する情報やプロンプトの書き方、出力後の確認方法を自分で工夫できます。自分に合う使い方を見つければ、作業時間の短縮も期待できます。

しかし、同じ業務を複数人で担当すると、個人ごとの工夫がばらつきにつながります。

たとえば、商品紹介文の作成では、商品情報を詳しく入力する人もいれば、最低限の情報だけで作成する人もいます。
ブランドの表現ルールを指定する人、生成された文章の事実関係まで確認する人など、依頼方法や確認範囲もさまざまです。

その結果、同じAIを使っていても、出力品質や修正量、確認にかかる時間に差が生まれます。

さらに、生成AIを使い慣れた担当者が独自のプロンプトや確認方法を持っていると、その人に業務が集中します。本人が不在になると、ほかのメンバーが同じ品質で業務を進められないケースもあります。

この問題は、担当者の能力差だけが原因ではありません。次のような業務の進め方が、個人の経験やプロンプトに分散していることが大きな要因です。

• どの情報を確認してから生成AIに依頼するか
• 生成AIにどこまで任せるか
• 出力後に何を確認するか
• 例外が起きた場合に誰が判断するか

生成AIをチームで活用するには、ツールの使い方だけでなく、AIを含めた業務全体の進め方を共有する必要があります。

生成AIを社内で展開する際、まずは効果的なプロンプトを共有しようと考える企業も少なくありません。

たとえば、商品紹介文の作成であれば、次のようなプロンプトを共有できます。

あなたは優秀なECライターです。商品情報をもとに、ECサイト用の商品紹介文を作成してください。商品の特徴を3点含め、300字以内にまとめてください。

プロンプトによって、生成AIへの依頼内容や出力形式はある程度そろえられます。しかし、プロンプトだけでは、業務全体の進め方までは決まりません。

生成AIにおける業務標準化とは、担当者が変わっても、一定の手順とルールに沿って業務を進められる状態をつくることです。すべての成果物を同じにすることや、生成AIにすべてを任せることが目的ではありません。

標準化する項目には、次のようなものがあります。

生成AIには、情報整理や文章の下書き、定型的な分類などを任せられます。一方で、事実関係の確認や例外判断、法令・社内ルールへの適合確認、最終承認は人が担うべき領域です。

プロンプトが「今回、AIに何を依頼するか」を伝えるものだとすれば、スキルは「その業務をどのような手順やルールで進めるか」を扱うものです。

Maison AIの「スキル」は、仕事の進め方をまとめたデジタルの手順書です。

業務の目的や手順だけでなく、生成AIへの依頼方法、確認すべき項目、出力時の注意点なども登録できます。

たとえば、顧客からの問い合わせ対応であれば、「問い合わせ内容を要約する」「社内の対応ルールを確認する」「回答文を作成する」「送信前に不足や誤りがないか確認する」といった流れをスキルに登録します。

AIは依頼内容に合うスキルを探して読み込み、そこに登録された手順や決まり、注意点に沿って回答します。担当者が毎回プロンプトを考えたり、対応手順を個別に確認したりする必要がなくなるため、担当者による進め方や出力内容のばらつきを抑えやすくなります。

Maison AIには、あらかじめ用意されたスキルが234件、26カテゴリにわたって用意されています。自社独自の業務手順をスキルとして登録すれば、既存の業務に合わせたAI活用も進められます。

Maison AIのスキルは、EC・D2C・デジタルマーケティング、SNS・LINE運用、人事・労務、卸・法人営業、カスタマーサポート、物流、データ・AI活用推進など、さまざまな業務に対応しています。

スキルの利用に設定は必要ありません。適用されたスキルは回答画面で確認できます。特定のスキルを使いたい場合は、スキルメニューから指定したり、依頼文に「このスキルを使って」と記載したりすることも可能です。

さらに、Maison AIでは、自社独自の業務手順を「ワークスペースのスキル」として登録できます。

作成したワークスペースのスキルは、同じワークスペースのメンバーが利用できます。

つまり、個人が使っているプロンプトを保存するのではなく、チームで合意した業務の進め方を生成AIの活用環境に組み込むことができるのです。

スキルのカスタマイズでは生成AIに文章を書かせるだけでなく、何を確認し、どの順番で進め、どこで人が判断するかまで整理できます。

その結果、担当者ごとの生成AIの使い方や出力品質のばらつきを減らし、個人のノウハウをチームで再利用しやすくなります。業務手順や確認項目の抜け漏れを防ぎ、生成AIを使える人への業務集中を抑えることも期待できます。

最初からすべての業務を標準化する必要はありません。まずは、手順や確認項目を整理しやすい業務を一つ選びます。

候補になるのは、商品紹介文や商品ページの作成、SNS投稿、問い合わせ内容の分類、営業資料や社内文書の整理、文書レビューなどです。

スキルを登録したら、複数のメンバーが実際の業務で使い、次の点を確認します。

こうした利用結果をもとに、抜けていた手順やAIが誤解した表現を修正します。
不要な指示を削ったり、例外時の対応を追加したり、業務ルールが変わった場合は、スキルも更新します。

スキルは作成して終わりにする手順書ではありません。利用、確認、課題の抽出、修正、再テストを繰り返しながら、実際の業務に合わせて育てていくものです。

生成AIの活用が一部の担当者にとどまっている場合、必要なのはプロンプトを増やすことだけではありません。

どのような手順で業務を進めるのか、何を確認するのか、どこで人が判断するのかを整理し、チームで再利用できる状態にすることが重要です。

Maison AIでは、あらかじめ用意された スキルを利用できるほか、自社独自の業務手順をワークスペースのスキルとして登録できます。

個人の経験やプロンプトに依存したAI活用から、チームで共有できる仕組みへ移行したい企業に適した機能です。業務の進め方をスキルとして登録・共有することで、生成AIを日常業務に組み込みやすくなります。

「Maison AI」のスキル機能を使って業務効率化をしたいとお考えの方は、Maison AIの公式ガイド及びサービス資料をご覧ください。