Maison AIアップデートまとめ｜Google Drive・NotionとAIを連携する方法
- Maison AI
生成AIを導入したものの、思ったほど業務効率化が進まない。
その原因は、AIの性能ではなく、AIと普段使っている業務ツールがつながっていないことかもしれません。
本記事では、AIと業務ツールの橋渡しを行う「AIコネクター」について、実際の業務を想定した活用法を紹介します。
生成AIを導入しても業務効率化が進まない理由
生成AIは、文章の作成や要約、データ分析など、さまざまな業務に活用できます。
一方で、AIが社内で使っている業務ツールとつながっていなければ、情報を探したり、AIに渡したり、回答を保存したりする作業は残ります。
業務情報が複数のサービスに分散している
業務で使う情報は、Google DriveやNotion、Gmail、チャット、プロジェクト管理ツールなどに分散しています。
AIがこれらのサービスにアクセスできなかったり、必要な情報を横断して取得できなかったりする場合、担当者は必要な情報を自分で探し、内容を確認してからAIを使い始める必要があります。
このように、AIを使う前の情報収集に時間がかかると、AIを活用できる業務は限定されてしまいます。
AIに情報を渡す前後の手作業が残っている
外部サービスとAIが連携していない場合、必要なメールや資料をコピーし、AIに貼り付ける作業が発生します。
長い資料や複数のファイルを扱う場合は、情報の準備に時間がかかるだけでなく、コピー漏れや貼り付けミスも起こり得ます。資料が更新されるたびに、再入力が必要になる点も負担です。
また、AIが作成した議事録やタスクをGoogle DocsやNotionに保存する場合は、回答を別のツールへ転記しなければなりません。
AIに文章を作成させるだけでは、業務の前後に残る手作業まで減らすことはできず、業務全体の流れは大きく変わりません。
「AIコネクター」は外部サービスとAIをつなぐ仕組み
AIと業務ツールの間に連携の仕組みがないことで起こるこれらの課題に対応し、情報収集や転記にかかる手作業を減らすのがAIコネクターです。
AIと外部サービスを接続する方法として、各SaaSが提供する標準コネクターや、自動化サービスを利用した連携が広がっています。
また、AIと外部サービスをつなぐ共通規格として、MCP（Model Context Protocol）も注目されています。
これらに共通する目的は、AIを単独で使うのではなく、企業がすでに利用している情報や業務フローとつなぐことです。
AIに業務ツールへのアクセスをどこまで許可するか決めにくい
AIコネクターを企業で利用する場合は、単に外部サービスと接続できればよいわけではありません。次のような点を決める必要があります。
- どの外部サービスとAIを接続できるのか
- どのユーザーがコネクターを利用できるのか
- AIが参照できる情報はどこまでか
- 文書の作成・編集やメール送信を許可するのか
- 部署や役割ごとに利用範囲を分けられるのか
特に、情報の検索・要約と、メール送信・ファイル共有・文書編集では、必要な管理レベルが異なります。
また、外部サービスごとに認証方式や権限の仕組み、利用できる操作も異なります。そのため、複数のサービスをAIと接続する場合、企業として一貫したルールを設定・運用することが難しくなります。
AIにすべての操作を許可するのではなく、まずは検索・要約・分析などの参照用途から始め、運用状況を確認しながら利用範囲を広げることが重要です。
このような権限管理の課題に対応するのが、今回のアップデートで追加されたMaison AIのコネクターです。ワークスペース単位で利用サービスを管理し、ユーザーごとの認証によって、接続先サービスの権限に応じた利用を実現します。
Maison AIのコネクターでできることと活用例
Maison AIのコネクターでは、Google DriveやNotion、Gmailなどに保存された情報をAIから検索・取得し、要約や分析に活用できます。また、対応しているサービスや操作であれば、AIが作成した議事録やタスクをGoogle DocsやNotionなどへ保存することも可能です。
ここでは、営業、会議、マーケティング、プロジェクト管理など、具体的な業務を想定してAIコネクターの活用例を紹介します。
商談準備をAIとの会話から進める
たとえば、営業担当者は次のように依頼できます。
「明日の商談に関連するGmailのやり取りとGoogle Driveの提案資料を確認し、顧客の要望、未回答の質問、商談前に確認すべき事項をまとめてください。」
対応するサービスであれば、複数のツールに保存された情報をAIとの会話から検索・整理できます。商談準備や提案資料の作成、社内情報の確認など、情報収集が必要な業務に活用できます。整理した内容をGoogle DocsやNotionへ保存する場合は、回答をコピーして転記する作業も減らせます。
会議内容を議事録やタスクとして保存する
AIで整理した会議内容を、対応しているサービスへ議事録を保存する場合、次のようにAIへ依頼すると、議事録の整理と保存を進められます。
「会議内容を議事録に整理し、決定事項と次のタスクを分けて、指定したGoogle Docsにまとめてください。」
AIの回答をコピーして別のツールへ貼り付ける作業を減らせるほか、議事録や決定事項を決まった場所に蓄積しやすくなります。
スプレッドシートのデータを分析する
Google Sheetsなどのデータをもとに、数値の変化や傾向を整理するなら次のようにAIへ依頼します。
Google Sheetsにある先月と今月のアクセス解析データを比較し、前月比で大きく変化した指標と考えられる要因を整理してください。
アクセス解析データを比較し、サイトの流入数やコンバージョン数など、変化した指標を整理できます。定例レポート作成の下準備にも活用できます。
さらに、「前月比で大きく変化した項目だけを抽出し、考えられる要因を仮説として整理してください」と追加で依頼すれば、分析の切り口を変えながら検討を深められます。
このように、データを見ながら会話形式で分析を深められる点も、コネクターを使うメリットです。
まとめ｜AIと既存の業務ツールをつなぎ、業務の流れを変える
生成AIを導入しても、情報を探す、AIにコピー＆ペーストする、回答を業務ツールへ転記するといった作業が残っていれば、業務全体の効率化にはつながりにくくなります。
AIコネクターは、生成AIとGoogle Drive、Notion、Gmailなどの外部サービスをつなぎ、情報の検索・整理・分析や、対応するサービスへの議事録・タスクの保存をAIとの会話から進める仕組みです。
Maison AIのコネクターは、20種類を超える外部サービスに対応しています。ワークスペース単位で利用サービスを管理できるほか、ユーザーごとに外部サービスのアカウントで認証して接続するため、接続先サービスの権限に応じて利用できます。
まずは検索・要約・分析などの参照用途から始め、運用状況を確認しながら、議事録の保存やタスク登録などへ活用範囲を広げられます。
既存の業務ツールを活かしながらAIの利用範囲を広げたいとお考えの企業のご担当者様は、Maison AIをご検討ください。
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